公開日:2023年4月9日
執筆者:水口貴博

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

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時間がないという人は、優先順位を間違えている。

時間がないという人は、優先順位を間違えている。 | 仕事の時間管理がうまくなる30の方法

時間がないという人にありがちなのは、誤った優先順位です。

良かれと思って重要なタスクから取り組んだ結果「時間がない」と焦る状況になることがあります。

たとえば、ToDoリストの作成で優先順位を考える際、重要度の高い順に取り組もうとします。

重要なものから取り組むのは当たり前のことに思えますが、必ずしも正しいとは限りません。

最初に重要なタスクに手をつけると、完了までに長い時間がかかることがあります。

3時間かかるかもしれないし、6時間かかるかもしれない。

半日かかるかもしれないし、もっと時間がかかるかもしれない

完了できるまでに時間が読めないケースもあるでしょう。

大きなタスクや複雑なタスクは、完了までに時間がかかります。

大きなタスクから取りかかったせいで、そこで多くの時間を消費してしまい、後のタスクがつかえます。

結果として「時間がない」という窮状を作り出してしまうのです。

試験の際にも同じことがいえます。

試験では、小問と大問があります。

最初に大問から取りかかると、思いのほか大きく時間を使ってしまい、慌てながら小問を解くケースが少なくありません。

強いタイムプレッシャーがかかっていると、集中力や思考力に悪影響を及ぼします。

簡単な問題で凡ミスをやらかしてしまい、泣きを見ることになるのです。

試験では、すぐ解ける小問から片付けるのが得策です。

すぐ解ける問題から解いていくことで達成感が得られ、調子も上がります。

余った時間で大問に取りかかるほうが落ち着いて解いていけるので、集中しやすくなり、正答率も上がるのです。

重要度の高いものから取り組むのが正しいとは限りません。

重要度は低くても、最初に小さなタスクを片付け、残り時間で大きなタスクに取り組んだほうが良いことがあります。

残り時間をたっぷり使えるので、精神衛生が良くなり、落ち着いて取り組めます。

もちろん時間のかかるタスクでも緊急のものであれば、最初に取り組む必要はありますが、そうでなければ自分のペースでOKです。

緊急でないなら、あえて後回しにして、最初は小さなタスクから取り組むほうが時間を上手に使えます。

仕事の時間管理がうまくなる方法(7)
  • 最初に小さなタスクから片付け、時間のかかるタスクは後回しにする。
低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

  1. 予定通りに進むスケジュールの立て方。
  2. 時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
  3. 仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
  4. メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
  5. 通知機能は、集中力の大敵。
  6. ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
  7. 時間がないという人は、優先順位を間違えている。
  8. 低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
  9. 集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
  10. 探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
  11. 会議は無駄な時間になりやすい。
    必要性を感じない会議は、どんどん断る。
  12. ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
  13. うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
  14. 上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
  15. 「○○時間以内に」より「○○時に」。
  16. 「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
    さっさと送り直せばいい。
  17. 1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
  18. さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
  19. 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
  20. 締め切りの延長は、あくまで最終手段。
    最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
  21. 全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
    多数決で決めれば、無駄な時間がない。
  22. いらいらすることがあれば、そのままにしない。
    すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
  23. 待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
  24. 機械に、自然治癒力はない。
  25. 自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
  26. 翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
  27. なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
  28. 犯人捜しは時間の無駄。
  29. 時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
    時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
  30. 3分も、考えようによっては、まとまった時間。

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