公開日:2023年4月9日
執筆者:水口貴博

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

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予定通りに進むスケジュールの立て方。

予定通りに進むスケジュールの立て方。 | 仕事の時間管理がうまくなる30の方法

スケジュールを立てても、予定通りに進まなくて困ることがあります。

仕事のスケジュール、勉強のスケジュール、旅行のスケジュール。

思った以上に長引いたり、トラブルで遅延が発生したりなど、予定通りに進まないことがあるものですね。

1つの予定が狂うと後の予定もずらさなければいけなくなり、どんどん予定が狂っていくのです。

このときのストレスは半端なものではありません。

嫌なストレスを感じることになって、いらいらします。

焦りやいらいらを感じているせいで、注意力・集中力が低下して、普段よりミスが発生しやすくなる。

ミスが発生すると、ますます予定が後ろにずれる悪循環に陥り、踏んだり蹴ったりの状態となるのです。

どうすれば予定通りに進むスケジュールを立てられるのでしょうか。

「余白」を設けるのです。

スケジュールを立てる段階が大切です。

予定と予定の間に適度な余白を設けてください。

ぴちぴちのタイトなスケジュールを立てるからいけない。

すべての予定が時間通りに進むことはありません。

タイトなスケジュールを立てると、十中八九、痛い目に遭います。

そもそも「遅延しない」という前提でスケジュールを立てるからいけないのです。

遅延ゼロという状況はほとんどありません。

途中で何らかのトラブルが発生して、遅延が発生するのはよくあることです。

遅延がなければ、運が良かっただけの話です。

「遅延が発生する」という前提で考え、予定と予定の間に余白を設けておけば、どっしり構えていられます。

何らかの事情で遅延が発生しても、後の予定に影響しません。

余白が緩衝の役目を果たし、遅延を吸収してくれます。

特にせっかちな人は、タイトなスケジュールを立てる傾向があるため、しっかり意識をしておきたい。

かっこいい大人は心に余裕を持つように、スケジュールでも余裕を持つことが大切です。

余白はあったほうがいいものではありません。

余白は必要なものです。

予定通りに進むスケジュールを立てるコツは「余白を設けること」にあるのです。

仕事の時間管理がうまくなる方法(1)
  • スケジュールを立てる際、予定と予定の間に適度な余白を設ける。
時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。

仕事の時間管理がうまくなる30の方法

  1. 予定通りに進むスケジュールの立て方。
  2. 時間割を作成すると、きびきび動きやすくなる。
  3. 仕事の種類によって、必要な準備が異なる。
  4. メモの習慣は、無駄な時間を減らす習慣。
  5. 通知機能は、集中力の大敵。
  6. ビジネスメールで差をつけるポイントは「拝受のメール」にある。
  7. 時間がないという人は、優先順位を間違えている。
  8. 低スペックのパソコンでは、仕事のスピードアップにも限界がある。
  9. 集中力が切れた状態で、無理に仕事を進めない。
  10. 探し物の時間を減らすことが、無駄な時間を減らすことにつながる。
  11. 会議は無駄な時間になりやすい。
    必要性を感じない会議は、どんどん断る。
  12. ランチは、いつも同じ人と取るより、違った人と取るのが良い。
  13. うとうとしているとき、無駄な時間が発生している。
  14. 上手に話を遮ることも、仕事のスキル。
  15. 「○○時間以内に」より「○○時に」。
  16. 「送った、送らない」の水掛け論は時間の無駄。
    さっさと送り直せばいい。
  17. 1分前の到着なのに、遅刻になった男性がいた。
  18. さばを読んだ締め切りを伝えると、不信感につながる。
  19. 締め切りは、相手のためではなく、自分のためにある。
  20. 締め切りの延長は、あくまで最終手段。
    最初から「締め切りを延ばしてもらえばいいよね」と考えない。
  21. 全員一致で決めるから、無駄な時間が生まれる。
    多数決で決めれば、無駄な時間がない。
  22. いらいらすることがあれば、そのままにしない。
    すぐリフレッシュをして、落ち着きを取り戻そう。
  23. 待たせる側より待つ側になったほうが、時間を有効活用できる。
  24. 機械に、自然治癒力はない。
  25. 自分の分身を作るつもりで、部下の教育に力を入れる。
  26. 翌日の準備をすることは、無駄な時間をなくすこと。
  27. なぜあの人は、膨大な仕事量を処理しているのに、涼しい顔をしているのか。
  28. 犯人捜しは時間の無駄。
  29. 時間の使い方が上手な人は、お手本にしよう。
    時間の使い方が下手な人は、反面教師にしよう。
  30. 3分も、考えようによっては、まとまった時間。

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