電話には、いいところも、悪いところもあります。

いいところは、手軽に素早く簡単に連絡が取れることです。

悪いところは、相手の声からしか伝わらないため具体性に欠け「聞き漏らし」「聞き忘れ」「聞き間違い」が起こりやすいことです。

この長所と短所を、状況に応じて判断して、臨機応変に電話を使えるようにしたいところです。

私は、複雑で難しい内容を伝える場合には、電話よりメールで伝えるようにしています。

理由はシンプルです。

相手の身になって考えましょう。

伝える側は内容がわかっていますから、早口で説明できます。

しかし、聞く側は、初めて聞く内容ですから、理解に苦しみ、なおかつ声だけしか聞こえない電話です。

当然ですが「聞き漏らし」「聞き忘れ」「聞き間違い」が起こりやすくなるでしょう。

電話をしながらとったメモが、初めから誤解した内容で書き取っていたという例も少なくありません。

ストレスは、かなり大きくなります。

そこで、あえてメールを使います。

相手の都合のよいときに、いつでも確かめることができます。

メールの長所の1つです。

またデータを削除しないかぎり、メールは残り続けます。

長くて複雑な内容も、本人のペースでゆっくり確実に理解していけます。

電話で会話をしていると、切った後に「どんな内容を話していたんだったかな」とうっかり忘れることはありませんか。

電話なら「聞き漏らし」「聞き忘れ」「聞き間違い」が起こりやすく、誤解も生まれやすいものです。

トラブルを少なくしようとかけた電話で、余計にトラブルを増やしてしまいかねません。

人間ですから、一生懸命に内容を聞いていても、油断して忘れてしまうことや、話をいつの間にか誤解していることがあります。

そういうときこそ、説明文をメールで送ってもらえると、助かります。

詳細が記載され、細かく何度でも読み直せます。

電話が適切ではない状況もあるのです。

内容が長く複雑になるものは、あえて電話は使わず、メールを使うのもマナーです。

そのほうが、親切丁寧です。

必ずしも「電話がよい」とは限らないのです。

• 話が長く、複雑になるものは、電話ではなくメールを活用する。