見やすいプレゼン資料の30の作り方
- プレゼンの資料は、1から作らない。
プレゼンの資料は、1から作らない。
プレゼンの初心者は、発表で使う資料を1から作ってはいけません。
上司や先輩にお願いして、以前に使ったプレゼンの資料をもらいましょう。
もちろん内容を丸写しするわけではありません。
目次から作れば、スムーズに作成が進む。
「さあ、プレゼン資料を作るぞ」
行き当たりばったりで、文章を書いたり図を挿入したりするのは、よくありません。
途中から整合性が取れなくなったり、バランスが悪くなったりします。
資料全体を通して大事なのは、統一感。
プレゼンの資料を作成する際は「統一感」を意識しましょう。
プレゼンでは、使用するべきフォントタイプ、フォントサイズ、外枠のデザイン、背景などがあります。
説明する内容によって、何が適切なのかは異なるため、一概には言えません。
無意識のうちに確かめる視線の動きに合わせて、資料を作成する。
資料を作成するときは、守っておきたい大原則があります。
人は、無意識のうちに「こういう順で話が流れるだろう」という視線の流れが、2つあります。
「左から右」と「上から下」です。
プレゼンの資料は、1枚1分を目安に作成する。
あなたはプレゼンの資料1枚に対して、どのくらいの情報量を詰め込みますか。
よくありがちな失敗は「情報量の詰め込みすぎ」です。
文章・図・グラフなどを、ページいっぱいに詰め込むのはよくありません。
複数の資料を使うなら、あらかじめ資料番号を振っておくこと。
プレゼンで使う資料は、1種類だけとは限りません。
発表する内容によっては、複雑なデータが数多く登場することもあります。
「見やすくするためにどうすればいいだろうか。そうだ。データの一覧や表などは、別紙にまとめてしまおう」
「箇条書きのほうがよいのではないか」と、問いかけながら資料をチェックする。
文章だけで資料を構成するのもいいのですが、直感的にわかりにくい欠点があります。
読むのは疲れます。
ましてや、聞き手には初めて聞く内容です。
動きのある機能には要注意。
頼っても、頼りすぎるな。
プレゼン用ソフトウエアには、動きを加える機能があります。
矢印を点滅させたり、図形を上下左右に振動させたり、ページ切り替えにフェードアウトをしたりなどです。
専用ソフトを使った場合、生き生きした動きを加えることができ、手の込んだリッチな表現を加えることが可能です。
専門用語の説明は、口頭だけで終わらせない。
プレゼンでは、説明中にどうしても専門用語を使わなければいけない場面もあります。
できるだけ避けたいところですが、なかなかそうもいかない場面もあります。
当然ですが、専門用語には意味の説明が必須です。
凝りすぎた資料は、おおむね失敗する。
ときどき細かいところまで凝ったプレゼン資料を見かけることがあります。
色がカラフルであったり、四隅を飾りのある額縁で囲んだりなどです。
凝った資料を見ると、感心します。
夜に作成した資料は、行きすぎた内容になりやすい。
予定が立て込んでいるとき、プレゼンの資料を夜中に作ることがあります。
期日が迫っているので、仕方ないときもあります。
夜に作成した資料を朝に見直して、驚いた経験はありませんか。
資料では、色を使いすぎるより、限定したほうがいい。
プレゼンでは、図やグラフなどを用いることがあります。
カラフルな図やグラフを使っている人がいます。
少しでも見た目をよくしようと、初心者が陥りやすい失敗です。
使う色は3色までに限定すれば、自然と見やすい資料が出来上がる。
プレゼンの初心者は、できるだけ使用する色を限定すべきです。
もちろん色を否定しているわけではありません。
カラフルな資料のほうが立派できちんとしている印象があります。
資料にはページ数をふり、ページ数で見るべき場所を指示する。
私がこれまで受けたプレゼンの中で、ページ番号のない資料に遭遇したことがあります。
冗談かと思いますが、多いのです。
発表者が「○○の項目をご覧ください」とはいえ、ページ番号がないので探すことになります。
ヘッダーには、会社のロゴを入れよ。
ある日、私は不思議な錯覚に遭遇しました。
プレゼンの資料を作成するうちに、ささいなことで急に資料の見栄えがよくなるポイントを発見したのです。
大したことではありません。
イラストより写真のほうが、現実感がある。
プレゼンの資料に「イメージ画像」を使うことがあります。
イメージを一瞬で伝えられると同時に、堅苦しくなりがちなプレゼン資料に華やかさを与えることができます。
たとえば、犬をテーマにしたプレゼンをするとします。
プレゼンの資料作成で大切なのは、量より質。
資料はたくさん作ればいいというものではありません。
ページ数が多いほうが聞き手にも一生懸命である印象を与えられると思いますが、誤解です。
実際は、ページの多さにうんざりしている場合が大半です。
「30ページ以内・30分以内」を目安にする。
プレゼンの理想的なページ数や時間はどのくらいでしょうか。
ページ数や所要時間は、発表内容によって異なるため、一概には言えません。
規模が大きい話になるほど、ページ数も発表時間も増えることでしょう。
「ここだけの話」があるプレゼンは、評価が上がりやすい。
プレゼンに「ここだけの話」を含めるようにしましょう。
ほかのところで話しては困る秘密の話です。
たった1つだけで結構です。
お客さまに提出する資料に、再生紙は使わない。
今は、エコの時代です。
ほとんどの企業で、再生紙を使うのがもはや一般的になっているのではないでしょうか。
再生紙とは、一度使い終わった紙から再生された紙のことです。
会社のロゴの扱いには、細心の注意を払うこと。
プレゼンの資料に、会社のロゴを使うのはよくあることです。
たとえば、ヘッダー部分にロゴを入れることもあるでしょう。
競合他社の相関関係図に、会社のロゴを使用する場合もあります。
「データ」を示すと、説得力は倍増する。
プレゼンで説得力を出したければ、意見を述べるだけではよくありません。
よくありがちな間違いは「私は○○だと思います」という言い方です。
発表者の意見はわかりますが、説得力としては乏しい。
資料のチェックは、逆の視点から見るほうがいい。
資料作成をしていると、つい書きすぎてしまう場合があります。
いえ、書きすぎる場合がほとんどです。
そもそも資料作成をするときは、気合が入ります。
文字のサイズは、全体的に大きくする。
プレゼンでは、普段会社で作成する資料とは違い、文字の大きさを少し大きめにしましょう。
一部だけでなく、資料全体を通して大きめに設定するのがポイントです。
大きい文字は、幼稚なイメージを抱きがちです。
スライドを作りすぎるな。
プレゼンでは、プロジェクターで映し出された内容をスライドさせていきます。
ここでわかりやすいように、重要ポイントごとにスライドを作成している場合がよく見受けられます。
1スライドが一言なので、大変わかりやすいのが特徴です。
読みにくい手書きのほうが、よく読まれ、印象に残りやすい。
パソコンには、初めから用意されたフォントがあります。
美しくて見やすいのですが、ありきたりで面白みがありません。
そこで印象に残りやすくする方法があります。
箇条書きの限界は、7つまで。
箇条書きは、一つ一つが重要な項目です。
しかし、重要な項目とはいえ、項目数が多いのでは意味がありません。
たくさんのことを一度に話されると、聞き手の理解が追いつきません。
音読しながらチェックすると、誤字脱字の発見精度が向上する。
出来上がった資料は、見直します。
誤字脱字はないか、データに間違いはないかなど、いろいろチェックすることでしょう。
このとき、間違いを発見しやすくなる方法があります。
出来上がった資料は、同僚にチェックしてもらうだけではまだ甘い。
自分でわかりやすいと感じたことが、ほかの人にとって、わかりやすいとは限りません。
自分で見やすいと感じたことが、ほかの人にとって、見やすいとも限りません。
これは切実な問題です。
プレゼンの資料は、紙に出すまでは安心できない。
「よし。プレゼン本番の時間だ。さっそく参加者分だけプリントアウトしよう」
そう思って、プリンターに印刷された資料を取りに行ったときのことです。
印刷された資料を見て、がくぜんとしました。