会議が活性化するかどうかは、段取りで決まります。

ポイントは「会議で配る資料の渡し方」です。

まず、段取りの悪い会議からお話しします。

段取りの悪い会議では、会議が始まってから、資料を配ります。

会議中に資料を配られると、当然、目を通します。

自然と目が資料のほうに向いてしまい、会議中の話に集中できなくなります。

「質問のある人はいますか」と言われても、まだ資料をきちんと読んでいないのに、質問はできません。

そういう会議ほど、誰も何も言わず静寂な会議になり、何も実りのない会議になります。

さて、続いては活性化する会議の場合です。

段取りのいい人は、会議が始まる前に、必要な資料を先に配ります。

資料を前もって配ると、会議は活性化されます。

先に配ることで、出席する人が事前に資料へ目を通すことができ、会議の内容を予習することができるからです。

疑問に思った内容を整理したり、質問する内容をあらかじめ考えたりする余裕が生まれます。

資料に事前に目を通しておけば、会議で話し合う内容そのものに集中ができます。

大切なことは「資料の内容」ではなく「資料の渡し方」です。

私は、自分が社会経験をしているので、よくわかります。

往々にして私たちは「会議が活性化されないのは資料の内容がわかりにくいからだ」と思います。

資料の内容をもっとわかりやすくするために、図表をたくさん入れてしまいがちです。

しかし、実のところ、大して関係ありません。

「資料の渡し方」のほうが、はるかに重要です。

渡し方を変えるだけで、会議の活性度がまったく変わります。

資料は多少汚くても、資料を事前に渡しておけば、何とか理解してもらえます。

本番の会議では、スムーズに理解が進むでしょう。

• 会議前に資料を配る。