資料をもっとわかりやすくするために、どうしていますか。

まず思い浮かぶのは、図表を加えて、視覚的に理解をしやすくしようという工夫です。

たしかに図表は大切です。

図表があると、頭で考えるだけでなく、視覚的に訴える効果があり、直感的に理解しやすくなります。

複雑な関係があっても、図表が1つあれば、容易に説明できる場合が少なくありません。

では、たくさん図表があればいいとかいうと、そうではありません。

何でも安易に図表を加えると、逆効果になる場合があります。

資料の分量が増えてしまい、読まれない内容になるからです。

説明資料の理想は、ページ1枚です。

2枚になっただけで、うんざりとしてしまいます。

3枚以上で走り読みになり、5枚以上になると飛ばし読みになります。

理解しやすくするために取り入れた図表のせいで、場所を取られ、ページ数も増える。

結果として、読まれない資料になるのです。

あくまで図表は、言葉だけでは表現が難しいときに使う手段と考えたほうがいいでしょう。

図表がなくても、簡潔でわかりやすく説明できるなら、それで十分です。

図表を準備するのも大切ですが、文章を簡潔にわかりやすくまとめることに時間をかけたほうが、はるかに読む人のためになります。

• 図表を加えなくても理解できる文章を、心がける。